Engagiert.

Sandra Lüpold, Head of Finance & HR bei der Litecom AG, erinnert sich an die Ausgangssituation vor dem Archivprojekt: «Musste früher ein Beleg gesucht werden, folgte der Gang ins physische Archiv. Wurde der Beleg korrekt abgelegt, war die Suche relativ einfach. War das nicht der Fall, kostete das viel Zeit und Nerven. Eine physische Ablage ist einfach zu fehleranfällig und zeitaufwändig.»

Die Litecom AG setzte bereits seit längerer Zeit auf «Microsoft Dynamics NAV» als ERP System zur Verwaltung und Gestaltung der Unternehmensprozesse.

Zur beschleunigten Bearbeitung der Kreditorenrechnungen führte das Unternehmen zusätzlich die integrierte Lösung «Document Capture» von Continia ein. Damit entfiel das Abheften und Suchen von Rechnungen, denn alle Belege können damit automatisch in Microsoft Dynamics NAV erkannt und digital gesichert werden. Dank automatischer Lieferantenerkennung, OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) und konfigurierbarer Freigabeworkflows stellt das Add-on ein zeitsparendes Werkzeug für die Kreditorenbuchhaltung der Litecom dar.

Doch mit der Genehmigung einer Rechnung ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Das Steuer und Handelsrecht definiert klare Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten. Ob nun in der Schweiz (OR, GeBüV), Deutschland (HGB, AO, GoBD) oder Österreich (UGB, BAO), die Regelungen lassen sich auf ähnliche Weise zusammenfassen:

• Relevante Dokumente müssen sicher bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden und dürfen nicht verloren gehen oder verändert/gelöscht werden.
• Die Integrität der Daten muss sichergestellt sein.
• Alle Änderungen müssen nachvollziehbar und nachweisbar sein.
• Daten müssen verfügbar und kurzfristig auffindbar sein.
• Dokumente müssen auch zukünftig lesbar sein, trotz technologischer Entwicklungen oder Datenmigrationen auf neue Speicherplattformen.

Die gesetzeskonforme Aufbewahrung und Archivierung digitaler Geschäftsdokumente als Ergänzung zum ERP und Document Capture konnte bei der Litecom somit nur durch eine Kombination aus organisatorischen und technischen Massnahmen erreicht werden.

Ziele und Anforderungen
Die Ziele des Archivprojekts wurden durch die Litecom Geschäftsleitung und Finanzabteilung klar definiert:

• Revisionssichere Ablage von Rechnungen und Belegen (Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Gutschriften) und Erweiterbarkeit des Archivs.
• Unveränderbarkeit der Dokumente und Einhaltung einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben.
• Reibungsloses Zusammenspiel von Microsoft Dynamics NAV, Continia Document Capture, dem
  Archivsystem und der Speicher-Infrastruktur.
• Vermeidung langer Suchaktionen im physischen Archiv, Reduktion von Zeitaufwand und Kosten.

Da die Systemlandschaft bei Litecom zu grossen Teilen etabliert war, sollte das Archiv mit den eingesetzten Anwendungen und der Server-Infrastruktur reibungslos zusammenarbeiten. Um eine flexible und zukunftssichere Architektur zu gewährleisten, kam eine Jukebox oder hardwaregebundene Option für das ICT-Unternehmen nicht in Frage. Zur Suche nach dem geeigneten Archivsystem meint Sandra Lüpold: «Wir haben verschiedene Archivlösungen evaluiert und im Gesamtprozess betrachtet. Wichtig war, dass sich das Archiv in die IT-Landschaft integriert, die Digitalisierung unserer Abläufe weiter vorantreibt und dadurch langfristig Zeit und Kosten spart.»

Nach Evaluation verschiedener Systeme, verfestigte sich die Middleware iCAS von iTernity als Wunschlösung für die Litecom. Die Softwarelösung iCAS kann als Zentralarchiv für zahlreiche validierte Geschäftsanwendungen eingesetzt werden und ist dank einer offenen Architektur mit jeglichen Speichersystemen kompatibel. Für Stephan Richter, Projektmanager Microsoft Dynamics NAV bei Acommit, stellt diese Wahl auch zwei Jahre nach der Einführung des Archivs die Optimallösung dar: «iCAS passt perfekt in die Systemlandschaft der Litecom AG. Hardwareunabhängig, mit offenen Schnittstellen und allen Funktionen für ein revisionssicheres Archiv ausgestattet. Nach erfolgreicher Best-Practice Ermittlung zum Zusammenspiel von Dynamics NAV und iCAS durch Acommit und das iTernity Professional Service Team stand dem Einsatz nichts mehr im Weg.»

Nach erfolgreicher Validierung konnte der Gesamtprozess etabliert werden, damit alle steuerrelevanten Geschäftsdokumente revisionssicher gespeichert werden können - unveränderbar, nachvollziehbar und verfügbar, sodass bei einem Audit alle Anforderungen erfüllt werden.

Der Prozess einer Rechnung vom Erhalt bis ins Archiv
Im ersten Schritt sollten bei der Litecom AG alle Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen, Belege) in iCAS archiviert werden, im Anschluss folgten die Ausgangsrechnungen. Der Gesamtprozess am Beispiel einer Lieferantenrechnung sieht heute folgendermassen aus:

1. Die Lieferantenrechnung kommt postalisch oder per E-Mail als PDF-Datei bei der Litecom an.
2. Die Dokumente werden vom OCR Server abgerufen, verarbeitet und in einem definierten Ordner abgelegt.
3. Import in Document Capture zur Erfassung der Felder (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Genehmiger, Sachkonto, Kostenstelle, etc.) und Start des Genehmigungsworkflows.
4. Nach allen Freigaben ist die Rechnung bereit zum Fakturieren: sie wird in MS Dynamics NAV verbucht und in iCAS unveränderbar abgelegt.
5. Der Beleg kann jederzeit im ERP System gesucht werden. Wenn eine Gutschrift erstellt werden muss, erfolgt das gleiche Prozedere wie bei der Einkaufsrechnung.

Neben Lieferantenrechnungen werden bei der Litecom auch die Verkaufsrechnungen in iCAS archiviert. Sobald eine Verkaufsrechnung gebucht wird, wird aus den Daten eine PDF-Datei erstellt, welche dann in einem automatischen Nachtjob im iCAS Archiv abgelegt wird..

Revisionssicheres Zentralarchiv im Hintergrund
iCAS übernimmt bei der Litecom die Aufgabe der revisionssicheren Archivierung aus Microsoft Dynamics NAV. Die Rechnungen werden WORM (Write Once Read Many) geschützt mit einer Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre abgelegt. iCAS gewährleistet die gesetzlich geforderte Integrität, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit der Dokumente. Hinsichtlich der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (DSGVO, GeBüV) wurde iCAS durch die KMPG geprüft und zertifiziert.

Für die Anwender bei Litecom wird der Prozess der Langzeitarchivierung an keiner Stelle sichtbar. Alle Arbeitsschritte werden wie gewohnt in MS Dynamics NAV durchgeführt und das iCAS Archiv läuft unbemerkt im Hintergrund und repliziert die Daten über zwei Serverstandorte. Diese Unauffälligkeit ist laut Stephan Richter eine der grossen Stärken von iCAS: «Der Anwender bekommt die Arbeit des iCAS Archivs überhaupt nicht mit, das System läuft einfach.»

Die Vorteile des digitalen Archivs sind jedoch umso auffälliger, ob nun auf die Prozesse, die Ressourcen oder die Kosten bezogen, wie Sandra Lüpold bemerkt: «Wir konnten unsere Lagerkosten senken und den Zeitaufwand drastisch reduzieren, sodass sich unsere Finanzabteilung heute viel stärker auf die Kernaufgaben konzentrieren kann.»

Starke Partnerschaft – dank Kundenwunsch