X-TRA ist Club, Konzertlocation, Bar, Lounge, Hotel und Restaurant in einem. Jede Woche finden in den grossen Clubräumlichkeiten, die auf 2 Stockwerken in 3 Floors aufgeteilt sind, Parties und Konzerte statt. Mit der Einführung der Warenwirtschaft und des Kassensystems basierend auf Microsoft Dynamics NAV und LS Retail, haben sich die internen Prozesse vereinfacht und begradigt.  

X-TRA suchte ein Warenwirtschaftssystem mit integrierter Kasse für den Restaurations- und Eventbetrieb. Die umfassende Funktionalität der Branchenlösung LS Retail Hospitality auf Basis von Microsoft Dynamics NAV überzeugte die Verantwortlichen voll und ganz.

Die Verantwortlichen von X-TRA haben sich eine stabile IT-Umgebung mit harmonisierten Stammdaten gewünscht. Der geforderte Effizienzgewinn, konnte durch ein schnelles und aussagekräftiges Berichtswesen erreicht werden. Ebenso wurde das gesamte Rechnungswesen neu strukturiert. 

Die grossen Herausforderungen für Acommit waren die Reports nach Kostenstellen und Events abzubilden, die diversen Layouts für ganz verschiedene Kassen, wie Restaurant, Bar oder Ticketkasse zu erstellen, und auch die Rezeptierung von Drinks und Gerichten um eine durchgehende Warenwirtschaft gewährleisten zu können. Die automatische Verbuchung der Lagerbewegungen und Umsätze auf Ebene POS erlaubt ein sehr schnelles Reagieren wenn z. B. eine Bar nicht mehr so stark ausgelastet ist, kann man sie vorzeitig schliessen und die Mitarbeiter anderweitig einsetzen.


«Wir suchten ein voll integriertes System mit einem sehr hohen Abdeckungsgrad und einen Partner, der uns versteht und uns kompetent und unkompliziert unterstützt. Jetzt ist unser Projekt just in time erfolgreich abgeschlossen mit effizienten und sicheren Prozessen, die im Standard realisiert werden konnten. Dementsprechend können wir Microsoft Dynamics NAV, LS Retail Hospitality und Acommit sehr empfehlen.»
Hansjörg Wirz, CFO

Auf Basis von Microsoft Dynamics NAV und LS Retail hat Acommit eine Lösung mit den folgenden Eckpunkten gebaut:

• Voll integriertes System
• Verminderung der Schnittstellen
• Effiziente Abwicklung der Lohnabrechnungen mit SwissSalary und automatische AHV-Lohnmeldungen via ELM
• Profitcenter-Auswertungen auf Knopfdruck
• Event-Auswertungen (Konzerte, Events)
• Komplette Betriebsbuchhaltung mit automatischen Umlagen
• Durchgängiger Prozess von der Angebotsabwicklung bis zur Rechnungsstellung
• Abwicklung Akonto-Rechnungen
• Automatische Rechnungsstellung von Events oder Restaurantbezügen (über Kasse getippt)
• Integriertes Umsatz- und DB-Reporting über Warengruppen, Artikelkategorien, Produktgruppen, Events, Kundengruppen, etc.
• Automatische Bestellvorschläge mit Berücksichtigung Min.-/Max.-Beständen
• Einfache Kreditorenrechnungs-Erfassung und Verbuchung auf Basis der Wareneingänge
• Rezepturverwaltung/Menüplanung
• Automatischer Auffüllprozess der Bars
• Touchscreen-Kassen voll integriert, Online- und Offline-Modus
• Kassenlayout kann zentral für alle Kassen definiert werden (Ticketkasse, Bar-Kasse, Restaurant-Kasse)
• Gastrokasse mit Tischverwaltung
• Automatische Verbuchung der Lagerbewegungen und Umsätze auf Ebene Kasse bringt eine sofortige Umsatzkontrolle auf Ebene POS
• Verbuchung der Tagesabschlüsse, auch nach Mitternacht direkt in die Finanz- und Betriebsbuchhaltung