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Einreichen von Spesen von unterwegs
Dienstag, 20. Oktober 2020

Geschäftsreisende müssen nicht mehr ins Büro zurückkehren, um ihre Reisekostenabrechnungen auf Papier einzureichen. Dies kann alles unterwegs mit Continias «Expense Management» erledigt werden.
Mit der «Expense Management»-App können Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnungen mit wenigen Schritten unterwegs erledigen: Sie machen ein Foto des Belegs, füllen die erforderlichen Felder aus und schicken das Foto direkt an die Buchhaltung. Die Kilometerleistung wird ebenso gehandhabt.
Sämtliche Konfigurationen der Felder in der App werden über Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Dynamics NAV durchgeführt: sobald die Reisekostenabrechnung vom Reisenden verschickt wurde, sind alle digitalen Quittungen im ERP-System sichtbar.


Ausgabenmanagement für unterwegs

Automatisieren Sie die Verwaltung von Ausgaben Ihres Unternehmens, ohne dass Sie ein neues System verwenden müssen. Sie bleiben in Microsoft Dynamics und erhalten dort eine vollständige Übersicht aller eingehenden Ausgaben. Der Verursacher muss dann die Ausgaben einfach über die Ausgaben-App an Microsoft Dynamics schicken.

Die Nutzung der Ausgaben-App während der Reise ist wirklich einfach: Wenn Ihre Verkäufer oder Aussendienstmitarbeitenden etwas kaufen, machen sie ein Bild der Rechnung oder melden Flugmeilen an – und schon sind sie fertig. Sie müssen hierfür nicht extra ins Büro zurückkehren, um einen Ausgabenbericht zu erstellen, was oftmals ohnehin vergessen wird.

Wir kennen das alle: Am Monatsende kommen die vielbeschäftigten Kollegen kurz bei der Buchhaltung vorbei, um dort einen Haufen unsortierter Rechnungen zu überreichen, die von Hand eingetragen werden müssen.
Jetzt erhalten sie alle Ausgaben direkt über Microsoft Dynamics. Sie können eingehende Rechnungen sogar mit den Kreditkarten-Überweisungen der Bank abgleichen – und sollte mal der Ausgabenbeleg eines Mitarbeiters fehlen, schicken Sie ihm einfach eine Mitteilung.

Mit Continias Expense Management kann der Genehmiger endlich alle Ausgaben der Mitarbeitenden durchsehen. Dadurch erhalten Sie sofortige Einblicke in sämtliche Kosten, welche die Kollegen unterwegs für das Unternehmen in Rechnung stellen. Selbst wenn der Genehmiger nicht im Büro ist und keinen Zugriff auf Microsoft Dynamics hat, kann er dennoch über das Web-Approval-Portal von Continia die Ausgaben genehmigen lassen.

Im Controlling ist der Mehrwerts durch Continias Expense Management erheblich. Bei diesem System können Sie sich darauf verlassen, dass alle Ausgaben des Unternehmens dokumentiert werden. Die Ausgaben werden ausserdem wesentlich detaillierter und präziser dokumentiert, wodurch Sie die Kosten besser analysieren können.


Die wichtigsten Vorteile von Continias Expense Management: 

  • Nahtlose Integration mit Microsoft Dynamics
  • Mitarbeiter können ihre Ausgaben über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone rasch einreichen, auch von unterwegs
  • Sie können Ausgaben, die Sie über Kreditkarten tätigen, ganz einfach geltend machen, indem Sie diese direkt in Microsoft Dynamics importieren und automatisch mit der gemeldeten Rechnung verbinden
  • Schnellere Kostenerstattung der Mitarbeiterausgaben
  • Automatisierte Arbeitsabläufe können den Mitarbeitern Zeit einsparen und Verfahrenskosten senken

Für weitere Fragen steht Ihnen Stephan Richter gerne zur Verfügung.

 

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